Reinhold Hirschauer: Vom Scan zum Prozess

EHZaustria: Welche Anforderungen stellen Unternehmen heute an die Dokumentenerfassung?
Reinhold Hirschauer: Das papierlose Büro ist noch lange nicht Realität, speziell im öffentlichen Bereich und selbst in vielen Industrien. Deshalb wird uns der Scanner sicher noch längere Zeit begleiten. Gleichzeitig erwarten Unternehmen heute viel mehr als nur einen hochwertigen Scan. Dokumente sollen möglichst ohne manuelle Zwischenschritte erfasst, klassifiziert und in den richtigen Geschäftsprozess integriert werden. Auch Datenschutz, die Qualität des Images oder Cloud-Systeme spielen dabei eine wichtige Rolle. Die Kernbotschaft ist: Unternehmen wollen Dokumente nicht mehr einfach nur scannen und abspeichern, sondern die darin enthaltenen Informationen automatisiert in ihre Geschäftsprozesse überführen und integrieren.

Viele Unternehmen haben schon viele Prozesse digitalisiert. Wo sehen Sie noch das größte Potenzial?
Reinhold Hirschauer: Wie gesagt: Gerade bei der Überführung von Dokumenten in einen Workflow oder Prozess gibt es noch viel Potenzial. Capture-Lösungen können viele der Schritte automatisieren. Auch bei der Entwicklung unserer eigenen Software haben wir darauf geachtet, dass sich automatisierte Schritte bereits bei der Erfassung integrieren lassen. Digitalisiert bedeutet heute nicht mehr automatisch, dass nur ein digitales Image vorhanden ist. Es geht vielmehr um Automatisierung und weniger manuelles Zutun. Auch in digitalen Prozessen gibt es nach wie vor sehr viele manuelle Brüche und Arbeitsschritte, bei denen der Anwender gefordert ist und natürlich auch Fehler entstehen können – sei es beim Benennen, beim Prüfen oder später bei der Suche nach Dokumenten.

Wo kommt künstliche Intelligenz ins Spiel?
Reinhold Hirschauer: KI kann Dokumente verstehen und auch Prozesse auslösen. Dafür benötigt sie aber eine gut lesbare und verständliche Eingabe. Schließlich muss das Dokument – in den meisten Fällen ist es nach wie vor Papier – zunächst erfasst werden, damit es anschließend weiterverarbeitet werden kann. Genau deshalb bleibt der Scanner als Eingabegerät wichtig und aus meiner Sicht weiterhin unabdingbar.

Wie entwickelt PFU sein Angebot in Richtung vernetzter Lösungen weiter?
Reinhold Hirschauer: Für uns ist wichtig, Innovationen voranzutreiben und immer stärker in das Lösungsgeschäft zu gehen. Das haben wir bereits vor Jahren – früher unter der Marke Fujitsu, heute unter der Marke Ricoh – erkannt und deshalb auch unsere eigene PaperStream Capture Software entwickelt. Denn nicht nur der Endkunde benötigt eine Lösung für seine Abläufe, auch der Fachhandel möchte heute nicht mehr nur Hardware verkaufen. Hier investieren wir sehr viel. Künftig wollen wir auch unsere PaperStream-Software mit KI ausstatten, sodass sie auf den jeweiligen Kunden zugeschnitten dazulernen kann. Vor gut einem Jahr haben wir außerdem einen wichtigen Schritt bei unserer PaperStream-Software gemacht: Sie funktioniert auch mit Scannern anderer Hersteller.

Welche Rolle spielen Services in Ihrem Lösungsgeschäft?
Reinhold Hirschauer: Wir bieten unterschiedliche Service-Produkte an, die wir gemeinsam mit unseren Scannern verkaufen. Denn es geht nicht nur darum, dass unsere Scanner langlebig und verlässlich sind. Ein Scanner ist immer nur so gut, wie er auch gewartet wird. Gerade bei öffentlichen Ausschreibungen verkaufen wir deshalb unsere Serviceleistungen fast immer mit. Wenn ein Scanner täglich viele Hundert oder Tausend Scans verarbeitet, muss er regelmäßig gewartet werden. Fällt er aus, können schließlich ganze Arbeitsabläufe und Prozesse zum Stillstand kommen. Dann braucht der Kunde entsprechende Serviceleistungen innerhalb von 24 Stunden oder ein Austauschgerät. Auch für unsere PaperStream Solution Partner sind solche Leistungen ein zusätzlicher Benefit. Neben Schulungen und teilweise Demostellungen bietet das Programm ihnen auch die Möglichkeit, eine höhere Marge zu erwirtschaften. Und das ist letztlich für die Unternehmen natürlich ebenfalls sehr wichtig.

Viele Unternehmen setzen heute auf Multifunktionsgeräte. Wo liegt der Sinn eines eigenständigen Dokumentenscanners?
Reinhold Hirschauer: Multifunktionsgeräte integrieren, wie der Name schon sagt, viele verschiedene Funktionen in einem Gerät. Bei der Dokumentenerfassung ist das aber immer ein gewisser Kompromiss. Ich habe zwar die Scan-Funktion integriert, aber nicht die Qualität, Leistung und Funktionen eines eigenständigen Scanners. Wir arbeiten hier mittlerweile auch auf Entwicklungsseite mit Ricoh zusammen. Beispielsweise haben wir einen unserer Produktionsscanner in ein großes Multifunktionsgerät integriert, das am Markt gut ankommt.

Welche Rolle spielt das Channel-Geschäft für PFU?
Reinhold Hirschauer: PFU hat immer über den Channel verkauft. Wir verfügen deshalb seit vielen Jahrzehnten über entsprechende Expertise, eine große Kundenbreite und eine hohe Channel-Loyalität. Unsere Fachhändler und Distributoren wissen, dass wir nicht an ihnen vorbei direkt an den Endkunden verkaufen. Dabei sind wir in unterschiedlichen Branchen aktiv. Ein wichtiger Bereich ist beispielsweise das Gesundheitswesen, wo derzeit sehr viel digitalisiert wird und entsprechend hoher Bedarf besteht. Auch Banken und Versicherungen sind ein wichtiger Markt. Weil wir seit vielen Jahrzehnten auf diesen Bereich spezialisiert sind, reicht unser Portfolio von kleinen mobilen, professionellen Scannern bis hin zu großen Produktionsscannern.

Wie entwickeln Sie Ihr Partnergeschäft weiter?
Reinhold Hirschauer: Wir haben vor wenigen Monaten ein neues Partnerprogramm ins Leben gerufen, das PaperStream Solution Partnerprogramm. Es ist Teil unseres generellen Imaging-Partnerprogramms, das wir bereits seit vielen Jahren erfolgreich betreiben und für das sich mittlerweile viele Tausend Partner registriert haben. Für das neue Programm suchen wir Partner, die sehr gut mit Software umgehen können oder Software vielleicht sogar als Kerngeschäft betreiben. Diesen Solution Partnern bieten wir verschiedene Vorteile. Dazu gehören neben besseren Konditionen auch spezielle Schulungen. Natürlich bedeutet das für die Partner einen gewissen Aufwand, weil sie sich intensiv mit unseren PaperStream-Softwarelösungen auseinandersetzen müssen. Dafür können sie einen Mehrwert schaffen und höhere Margen erzielen und werden damit auch unabhängiger von den Margen im Hardware-Geschäft.